Maîtrisez le système de caisse SmartSell POS

Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir pour traiter efficacement les ventes, gérer les clients et les paiements en utilisant le système de caisse SmartSell POS. Parfait pour le personnel de vente et les caissiers.

Ce que vous apprendrez

• Comment se connecter au système de caisse
• Ajout de produits au panier (avec code-barres et recherche manuelle)
• Traitement des différents types de paiement
• Application de remises et promotions

• Gestion des retours et remboursements
• Gestion des informations clients
• Impression des reçus
• Travail en mode hors ligne

Démarrer avec le point de vente

Connexion au système de caisse

Avant de commencer à vendre, vous devez vous connecter au système de caisse avec votre Code PIN d'agent :

1
Accéder aux succursales
Allez sur votre tableau de bord d'entreprise et sélectionnez Branches
2
Sélectionnez votre agence
Choisissez l'emplacement de la succursale où vous travaillez
3
Cliquez sur 'Point de Vente' ou 'PDV'
Accédez au système de point de vente depuis le tableau de bord de la succursale

Vous n'avez pas de Code PIN ?

Si vous n'avez pas encore de Code PIN, demandez à votre responsable d'en créer un pour vous. Les Code PIN permettent de suivre les ventes par membre du personnel.

Ajout de produits au panier

Il existe plusieurs façons d'ajouter des produits à la commande d'un client. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre flux de travail :

Méthode 1 : Recherche par nom de produit

1
Tapez dans la zone de recherche
Commencez à taper le nom du produit (par ex. 'coca cola', 'pain', 'savon')
2
Sélectionnez parmi les suggestions
SmartSell affichera les produits correspondants pendant que vous saisissez
3
Ajustez la quantité si nécessaire
Par défaut, c'est 1, mais vous pouvez le modifier si le client souhaite plusieurs unités

Méthode 2 : Balayage du code-barres

Si vos produits ont des codes-barres, c'est la façon la plus rapide de les ajouter :

1
Cliquez sur le bouton du scanner de code-barres
Recherchez l'icône du scanner dans l'interface de la caisse
2
Scannez le code-barres du produit
Pointez votre caméra de l'appareil sur le code-barres jusqu'à ce qu'il émette un bip ou affiche du vert
3
Le produit est automatiquement ajouté
Le système trouvera le produit et l'ajoutera au panier

Méthode 3 : Parcourir par catégorie

Si vous n'êtes pas sûr du nom exact du produit, vous pouvez parcourir par catégorie :

Cliquez sur une catégorie de produits (par ex. 'Boissons', 'Épicerie', 'Électronique')
Parcourez les produits de cette catégorie
Cliquez sur le produit que vous souhaitez ajouter

Conseils pros pour ajouter des produits

• Vous pouvez scanner plusieurs articles rapidement - continuez simplement à scanner !
• Pour ajouter plus d'un même article, cliquez à nouveau dessus ou modifiez la quantité
• Si un produit affiche 'Épuisé', vous ne pouvez pas l'ajouter au panier
• Le système vous avertira si le stock est faible

Gestion du panier d'achat

Une fois que vous avez ajouté des produits, vous pouvez modifier la commande avant de finaliser la vente :

Modification des quantités

Cliquez sur le nombre de quantité à côté de n'importe quel produit
Saisissez la nouvelle quantité ou utilisez les boutons + et -
Le total se mettra à jour automatiquement

Suppression d'articles

Cliquez sur l'icône corbeille/supprimer à côté de tout produit
Ou mettez la quantité à 0 pour supprimer l'article

Application de remises

Vous pouvez appliquer des remises à des articles individuels ou à toute la commande :

Remise sur article individuel :

Cliquez sur le produit dans le panier
Cliquez sur 'Appliquer la remise'
Entrez le montant ou le pourcentage de remise
Ajoutez une raison (facultatif mais recommandé)

Remise sur toute la commande :

Cliquez sur le bouton 'Appliquer la remise' en bas
Choisissez le pourcentage ou le montant fixe
Entrez la valeur de la remise
Confirmez la remise

Traitement des paiements

SmartSell prend en charge plusieurs méthodes de paiement pour s'adapter aux préférences des clients :

Méthodes de paiement disponibles

Paiement en espèces

1. Cliquez sur la méthode de paiement 'Espèces'
2. Entrez le montant reçu du client
3. Le système calcule automatiquement la monnaie à rendre
4. Finalisez la transaction

Paiement par carte

1. Cliquez sur la méthode de paiement 'Carte'
2. Le client insère/passe sa carte
3. Entrez le Code PIN ou obtenez la signature
4. Attendez l'approbation

Mobile Money

1. Cliquez sur l'option 'Argent mobile'
2. Le client envoie le paiement au numéro de l'entreprise
3. Confirmez la réception du paiement
4. Finalisez la transaction

Paiement fractionné

1. Cliquez sur 'Paiement fractionné'
2. Entrez le montant pour le premier mode de paiement
3. Sélectionnez le deuxième mode de paiement
4. Finalisez les deux paiements

Ventes à crédit (Payer plus tard)

Pour les clients de confiance, vous pouvez effectuer des ventes à crédit :

Ajoutez les informations du client (nom, numéro de téléphone)
Cliquez sur l'option de paiement 'Vente à crédit'
Définissez la date d'échéance du paiement
Ajoutez des notes sur l'arrangement de crédit
Finalisez la transaction

Important pour les ventes à crédit

Offrez du crédit uniquement aux clients en qui vous avez confiance et que vous connaissez bien. Obtenez toujours l'approbation du responsable pour les montants importants. Suivez de près les clients endettés et faites des relances régulières.

Finalisation de la vente

Une fois le paiement traité, voici comment finaliser la transaction :

Étapes finales :

1
Vérifiez les détails de la transaction
Assurez-vous que tous les articles et les informations de paiement sont corrects
2
Cliquez sur 'Finaliser la vente'
Ceci traite la transaction et met à jour l'inventaire
3
Imprimez le reçu
Toujours offrir un reçu au client
4
Remercier le client
Fournir un excellent service client pour fidéliser la clientèle

Gestion des retours et remboursements

Parfois, les clients doivent retourner des articles ou obtenir des remboursements. Voici comment gérer ces situations :

Traitement d'un retour

Trouver la transaction d'origine (recherche par numéro de reçu ou date)
Cliquer sur la transaction pour voir les détails
Sélectionner les articles retournés
Choisir la raison du retour (défectueux, mauvais article, changement d'avis du client)
Traiter le remboursement ou l'échange

Directives de la politique de retour

• Toujours vérifier votre politique de retour d'entreprise avant de traiter les retours
• Pour les articles coûteux, obtenir l'approbation du responsable
• S'assurer que les articles retournés sont en bon état de vente
• Conserver les reçus de tous les retours pour la tenue des registres

Travailler en mode hors ligne

SmartSell fonctionne même lorsque Internet est lent ou indisponible. Voici ce que vous devez savoir :

Ce qui fonctionne hors ligne :

✅ Traitement des ventes et ajout de produits au panier
✅ Consultation des informations produit et des prix
✅ Impression des reçus
✅ Paiements en espèces et par carte

Ce qui nécessite une connexion Internet :

❌ Paiements par mobile money
❌ Ajout de nouveaux produits
❌ Consultation des rapports et des analyses
❌ Synchronisation des données avec d'autres agences

Conseils pour le mode hors ligne

• Toutes les transactions hors ligne se synchronisent automatiquement lorsque la connexion Internet revient
• Vous verrez un petit indicateur montrant l'état hors ligne
• Continuez à traiter les ventes normalement - tout sera enregistré
• Pour les paiements par mobile money, acceptez l'argent liquide et traitez les paiements mobiles lorsque vous êtes en ligne

Gestion des clients

Établir des relations avec les clients est essentiel à la réussite de l'entreprise. Voici comment gérer les clients dans le point de vente :

Ajout d'informations client

Lors du paiement, cliquez sur 'Ajouter un client'
Saisissez le nom et le numéro de téléphone du client (minimum requis)
Ajoutez l'adresse e-mail si disponible
Enregistrez les informations du client

Recherche de clients existants

Commencez à taper le nom du client ou son numéro de téléphone
Sélectionnez dans la liste des clients correspondants
Leurs informations seront ajoutées à la transaction

Avantages de la gestion des clients

• Suivre l'historique des achats pour un meilleur service
• Envoyer des messages promotionnels et des offres
• Traiter les ventes à crédit de manière plus sécurisée
• Fidéliser la clientèle et favoriser les achats répétés

Résolution des problèmes courants

Produit non trouvé lors de la recherche

Vérifiez l'orthographe - essayez différentes variations du nom
Parcourez par catégorie à la place
Demandez au gestionnaire si le produit doit être ajouté à l'inventaire
Utilisez un scanner de code-barres si le produit a un code-barres

Le scanner de code-barres ne fonctionne pas

Assurez-vous que les autorisations de la caméra sont autorisées
Assurez-vous d'avoir un bon éclairage sur le code-barres
Essayez de tenir l'appareil plus stable
Nettoyez la lentille de la caméra si elle est floue
Saisissez manuellement le nom du produit en tant que sauvegarde

Le traitement du paiement a échoué

Vérifiez la connexion Internet pour les paiements par carte/d'argent mobile
Essayez une méthode de paiement différente
Pour les cartes, assurez-vous que la carte est valide et a des fonds
Traitez comme un paiement en espèces et gérez le paiement séparément si nécessaire

Le reçu ne s'imprime pas

Vérifiez si l'imprimante est allumée et connectée
Assurez-vous qu'il y a du papier dans l'imprimante
Essayez d'imprimer un reçu de test
Envoyez le reçu par e-mail au client en tant que sauvegarde

Besoin d'aide supplémentaire ?

Si vous rencontrez des problèmes non abordés ici, n'hésitez pas à nous contacter :

Support par e-mail Support téléphonique Configuration du code PIN de l'agent