Travailler en mode hors ligne
Comment SmartSell fonctionne sans connexion internet
Ne cessez jamais de vendre - Même sans Internet
Le mode hors ligne de SmartSell garantit le bon fonctionnement de votre entreprise même lorsque la connectivité Internet est faible ou indisponible. Parfait pour les entreprises africaines confrontées à une alimentation électrique et à une infrastructure Internet peu fiables.
Ce que vous apprendrez
- Ce qu'est le mode hors ligne et quand il s'active
- Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire hors ligne
- Comment se préparer aux opérations hors ligne
- Traitement des ventes sans connexion Internet
- Gestion des modifications d'inventaire hors ligne
- Que se passe-t-il lorsque la connexion Internet revient
- Dépannage des problèmes hors ligne
- Meilleures pratiques pour les zones à connectivité peu fiable
Comprendre le mode hors ligne de SmartSell
SmartSell est conçu pour fonctionner même lorsque votre connexion Internet est lente, intermittente ou complètement indisponible :
Pourquoi le mode hors ligne est important en Afrique
Les entreprises africaines sont confrontées à des défis uniques en matière de connectivité :
- • Instabilité de l'électricité affectant les routeurs Internet
- • Congestion du réseau mobile aux heures de pointe
- • Infrastructure Internet limitée dans les zones rurales
- • Coûts élevés des données qui rendent les propriétaires d'entreprise prudents quant à leur utilisation
- • Interruptions temporaires du service par les fournisseurs
Solution de SmartSell : Continuez à servir les clients et à réaliser des ventes indépendamment de l'état de la connectivité.
Comment fonctionne le mode hors ligne
La magie technique :
- 1. Stockage local des données : SmartSell stocke les données essentielles (produits, prix, niveaux de stock) sur votre appareil
- 2. Détection automatique : L'application détecte automatiquement l'absence de connexion Internet
- 3. Opérations hors ligne : Vous pouvez continuer la plupart des opérations commerciales en utilisant les données stockées
- 4. Synchronisation intelligente : Lors du retour d'Internet, toutes les transactions hors ligne se synchronisent automatiquement
- 5. Résolution des conflits : Le système gère intelligemment tout conflit de données
Quand le mode hors ligne s'active-t-il ?
SmartSell bascule automatiquement en mode hors ligne dans plusieurs situations :
Déclencheurs d'activation automatique :
Lorsque votre connexion Internet est totalement coupée (routeur hors service, problèmes réseau)
Lorsque la connexion Internet est si lente que les opérations normales seraient frustrantes
Vous pouvez activer manuellement le mode hors ligne pour économiser les coûts de données pendant les périodes de faible priorité
Lorsque votre routeur est éteint en raison de coupures de courant, mais que votre appareil a encore de la batterie
Comment savoir si vous êtes en mode hors ligne
Indicateurs visuels :
- • Badge hors ligne : Un indicateur orange "HORS LIGNE" apparaît en haut de l'écran
- • Icône de connexion : L'icône WiFi/Internet montre un état déconnecté
- • Messages d'état : L'application affiche des notifications "Travail hors ligne"
- • Synchronisation en attente : Le compteur indique combien de transactions attendent d'être synchronisées
- • Fonctionnalités limitées : Certains boutons ou options peuvent être grisés
Ce que vous pouvez faire en mode hors ligne
La plupart des opérations commerciales essentielles continuent de fonctionner normalement en mode hors ligne :
✅ Fonctionnalités entièrement disponibles
Opérations de point de vente :
- • Traiter les transactions de vente
- • Accepter les paiements en espèces
- • Rechercher des produits par nom ou code-barres
- • Appliquer des remises et des promotions
- • Imprimer des reçus (si l'imprimante est connectée)
- • Gérer les retours et les remboursements
- • Vérifier les prix et les détails des produits
- • Consulter les informations de base sur les produits
Gestion des stocks :
- • Vérifier les niveaux de stock actuels
- • Effectuer des ajustements simples des stocks
- • Enregistrer les stocks reçus (basique)
- • Consulter les alertes de stocks bas
- • Rechercher dans l'inventaire des produits
- • Consulter les catégories de produits
Service Client :
- • Rechercher les informations clients
- • Traiter les commandes clients
- • Gérer les demandes des clients
⚠️ Fonctionnalités limitées ou non disponibles
Limitations du traitement des paiements :
- • Paiements par carte : Le traitement des cartes de crédit/débit nécessite une connexion internet
- • Mobile Money : M-Pesa, Airtel Money, etc. nécessitent une connexion pour être traités
- • Virements bancaires : Les opérations bancaires numériques nécessitent un accès internet
- • Solution : Accepter les paiements en espèces et traiter les paiements numériques lorsque la connexion internet revient
Rapports et analyses :
- • Rapports en temps réel : Les rapports de ventes en direct peuvent ne pas se mettre à jour tant que la synchronisation n'est pas effectuée
- • Données multi-agences : Vous ne pouvez voir que les données de la agence actuelle
- • Sauvegarde cloud : La sauvegarde des données attend une connexion internet
Fonctionnalités avancées :
- • Création de nouveaux produits : L'ajout de nouveaux produits est limité
- • Gestion du personnel : La création de nouveaux comptes du personnel nécessite une connexion
- • Mises à jour du système : Les mises à jour de l'application et les nouvelles fonctionnalités attendent une connexion internet
- • Reçus par e-mail : Les clients ne peuvent pas recevoir de reçus par e-mail
Préparation aux opérations hors ligne
Une préparation intelligente vous aide à travailler efficacement même lorsque la connexion internet est peu fiable :
Avant de passer en mode hors ligne (lorsque la connexion internet fonctionne)
Étapes de préparation essentielles :
Assurez-vous que toutes les transactions récentes, les changements d'inventaire et les mises à jour sont synchronisés avec le serveur
Vérifiez que le compteur "Synchronisation en attente" affiche zéro
Téléchargez les dernières données sur les produits, les prix et les niveaux de stock sur votre appareil
Allez dans Paramètres → Synchronisation → Forcer une synchronisation complète
Assurez-vous que votre appareil dispose de suffisamment d'espace libre pour stocker les données des transactions hors ligne
Un minimum de 100 Mo d'espace libre est recommandé
Assurez-vous que les tablettes/téléphones sont complètement chargés, surtout si l'alimentation est également peu fiable
Envisagez des batteries externes pour les pannes prolongées
Assurez-vous d'avoir suffisamment de monnaie car les paiements numériques ne fonctionneront pas hors ligne
Stockez de petites coupures : billets et pièces de ₦50, ₦100, ₦200
Assurez-vous que tout le personnel sait comment fonctionner en mode hors ligne et gérer les transactions en espèces uniquement
Entraînez-vous aux procédures hors ligne pendant les périodes calmes
Mise en Place de Procédures de Sauvegarde Manuelle
Systèmes de Sauvegarde Papier :
Pour les situations critiques lorsque les appareils tombent en panne complète :
- • Gardez des listes de prix imprimées pour les produits courants
- • Ayez des carnets de reçus manuels en réserve
- • Tenez des bandes de caisse ou des registres
- • Gardez les coordonnées des clients à portée de main
- • Ayez des calculatrices disponibles pour des calculs manuels
Travailler Efficacement en Mode Hors Ligne
Suivez ces meilleures pratiques pour maintenir des opérations fluides sans internet :
Traitement des Transactions de Vente
Flux de Travail des Ventes Hors Ligne :
-
1
La Recherche de Produits Fonctionne Normalement
Recherche par nom, scannez les codes-barres ou parcourez les catégories comme d'habitude
-
2
Constituez le Panier Normalement
Ajoutez des articles, ajustez les quantités, appliquez des remises - tout fonctionne
-
3
Acceptez les Paiements en Espèces Uniquement
Informez les clients que les paiements par carte et mobile nécessitent une connexion internet
-
4
Finalisez la Transaction
Traitez le paiement, imprimez le reçu si l'imprimante fonctionne, offrez un bon service client
-
5
Transaction Mise en Attente de Synchronisation
SmartSell enregistre la vente localement et synchronisera lorsque la connexion internet reviendra
Gestion des Demandes de Paiement Numérique
Lorsque les Clients Veulent Payer Numériquement :
Si la panne est brève, maintenez la transaction en attente et traitez le paiement lorsque la connexion internet revient
Créez une entrée de crédit pour les clients de confiance, traitez le paiement ultérieurement
Si le client dispose de données mobiles, il peut effectuer un transfert d'argent mobile de manière indépendante
Pour les clients réguliers, notez le montant dû et collectez ultérieurement
Important : Soyez transparent avec les clients concernant les problèmes de connectivité. La plupart comprendront et apprécieront vos efforts pour les servir.
Gestion des Stocks en Mode Hors Ligne
Opérations sur les Stocks que Vous Pouvez Effectuer :
✅ Disponible :
- • Vérifier les niveaux de stock actuels
- • Effectuer des ajustements simples des stocks
- • Enregistrez les produits reçus (basique)
- • Consulter les alertes de stocks bas
- • Recherchez et parcourez l'inventaire
⏳ Reporté Jusqu'à la Connexion :
- • Transferts de stocks complexes entre agences
- • Création de nouveaux produits
- • Opérations de stocks en vrac
- • Rapports détaillés sur les stocks
- • Communications avec les Fournisseurs
Qu'arrive-t-il lorsque Internet revient
Lorsque la connectivité est rétablie, SmartSell gère automatiquement la synchronisation :
Processus de synchronisation automatique
Processus de synchronisation étape par étape :
- 1. Connexion détectée : SmartSell détecte automatiquement la restauration d'Internet
- 2. Téléchargement des données : Toutes les transactions hors ligne sont téléchargées sur le serveur
- 3. Téléchargement des données : Les informations les plus récentes des autres agences/utilisateurs sont téléchargées
- 4. Résolution des conflits : Toutes les conflits de données sont résolus de manière intelligente
- 5. Confirmation : Vous recevez une confirmation que la synchronisation est terminée
- 6. Fonctionnalité complète restaurée : Toutes les fonctionnalités redeviennent disponibles
Ce qui est synchronisé
Types de données synchronisées :
De votre appareil vers le serveur :
- • Toutes les transactions de vente effectuées hors ligne
- • Ajustements et changements d'inventaire
- • Ouvertures et fermetures de caisse
- • Retours et remboursements traités
- • Toute mise à jour des données client
Du serveur vers votre appareil :
- • Nouveaux produits ajoutés par d'autres utilisateurs
- • Modifications de prix effectuées ailleurs
- • Mouvements de stock des autres agences
- • Nouvelles promotions ou remises
- • Mises à jour et correctifs système
Suivi de la progression de la synchronisation
Comment suivre la synchronisation :
Surveillez la barre de progression de la synchronisation et les messages d'état
Le compteur "Synchronisation en attente" diminue à mesure que les transactions sont téléchargées
Vous recevrez une notification lorsque toutes les données sont synchronisées avec succès
Si des problèmes surviennent pendant la synchronisation, vous serez notifié et pourrez réessayer
Résolution des problèmes en mode hors ligne
Problèmes courants et leurs solutions lors du travail hors ligne :
Problème : L'application affiche hors ligne mais Internet fonctionne
Causes possibles et solutions :
- • État de connexion mis en cache : Fermez et redémarrez l'application SmartSell
- • Problèmes de routeur : Redémarrez votre routeur/modem et attendez 2 à 3 minutes
- • Problèmes DNS : Essayez d'ouvrir un navigateur Web pour tester la connectivité Internet
- • Paramètres de l'application : Vérifiez si le mode avion ou l'économiseur de données est activé
- • Forcer la mise à jour : Aller dans Paramètres → Connexion → Tester la connexion
Problème : Transactions non synchronisées en ligne
Étapes pour résoudre :
- • Vérifier la qualité de la connexion : S'assurer que l'internet est stable, pas seulement connecté
- • Synchronisation manuelle : Aller dans Paramètres → Synchronisation → Forcer la synchronisation maintenant
- • Espace de stockage : Libérer de l'espace de stockage sur l'appareil s'il est faible
- • Redémarrage de l'application : Fermer complètement SmartSell et rouvrir
- • Attendre et réessayer : Parfois, le serveur est occupé - attendre 10 minutes et réessayer
Problème : Produits manquants en mode hors ligne
Pourquoi cela se produit et comment le résoudre :
- • Dernière synchronisation incomplète : La dernière fois en ligne, toutes les données des produits n'ont pas été téléchargées
- • Nouveaux produits : Les produits ajoutés pendant que vous étiez hors ligne n'apparaîtront pas avant la synchronisation
- • Limites de stockage : L'appareil peut avoir un espace de stockage limité pour les produits hors ligne
- • Solution : Lorsque l'internet revient, s'assurer que la synchronisation complète se termine avant de repasser en mode hors ligne
Problème : Niveaux de stock incorrects après synchronisation
Comprendre et résoudre les écarts de stock :
- • Ventes dans plusieurs emplacements : D'autres agences ont vendu des articles pendant que vous étiez hors ligne
- • Différences de timing : Les mouvements de stock peuvent avoir des horodatages différents
- • Comportement normal : C'est attendu et le système le gère correctement
- • Vérification : Faire un inventaire rapide pour vérifier les quantités réelles par rapport au système
- • Ajustement : Utiliser la fonction d'ajustement des stocks pour corriger les écarts trouvés
Meilleures pratiques pour les entreprises dans les zones à connectivité limitée
Stratégies pour prospérer même avec une infrastructure internet peu fiable :
Infrastructure et configuration
Décisions intelligentes en matière d'infrastructure :
Avoir une connexion internet de secours : point d'accès mobile, fournisseur d'accès internet différent, ou accord de partage de WiFi avec une entreprise voisine
Investir dans des systèmes d'alimentation sans coupure, des batteries externes ou une charge solaire pour les appareils et l'équipement internet
Choisir des tablettes/appareils avec une bonne autonomie de batterie et un espace de stockage adéquat pour les opérations hors ligne
S'assurer que tout le personnel est à l'aise pour travailler hors ligne et connaît les procédures de sauvegarde
Stratégies opérationnelles
Adaptations des processus commerciaux :
Opérations quotidiennes :
- • Commencez chaque jour par synchroniser lorsque la connexion est bonne
- • Planifiez les tâches nécessitant une connexion internet aux heures de pointe
- • Gardez plus d'argent liquide sur vous pour plus de flexibilité de paiement
- • Intégrez du temps tampon dans les plannings de synchronisation
- • Maintenez des systèmes de sauvegarde papier
Communication Client :
- • Soyez transparent concernant les limitations de la connexion
- • Proposez des remises en espèces pour encourager les paiements en liquide
- • Définissez les attentes des clients concernant les services numériques
- • Fournissez des méthodes de contact alternatives
- • Mettez l'accent sur un excellent service en personne
Optimisation du Planning de Synchronisation
Stratégies de Synchronisation Intelligente :
Identifiez les moments où internet est le plus fiable (souvent tôt le matin ou tard le soir) et synchronisez à ce moment-là
Attendez les périodes de bonne connectivité pour traiter plusieurs paiements numériques en une fois
Synchronisez d'abord les données commerciales critiques (ventes, inventaire) avant les informations moins importantes
Planifiez les synchronisations pendant les heures creuses des données pour réduire les coûts
Formation de Votre Personnel aux Opérations Hors Ligne
Assurez-vous que votre équipe puisse maintenir un excellent service indépendamment de la connectivité :
Compétences Essentielles du Personnel
Compétences Techniques :
- • Reconnaître les indicateurs du mode hors ligne
- • Traiter les transactions en espèces uniquement
- • Dépannage de base de la connectivité
- • Calculs manuels pour les commandes complexes
- • Utilisation des systèmes de sauvegarde papier
Compétences en Service Client :
- • Expliquer positivement les problèmes de connectivité
- • Proposer des solutions de paiement alternatives
- • Gérer les attentes des clients
- • Gérer professionnellement les clients frustrés
- • Maintenir la qualité du service sous pression
Scénarios de Formation du Personnel
Entraînez-vous à ces Situations :
- 1. La Connexion Internet Tombe en Pleine Vente : Comment finaliser la transaction et rassurer le client
- 2. Le Client Insiste sur le Paiement par Carte : Manières diplomatiques d'offrir des alternatives
- 3. Questions sur le Niveau de Stock : Vérification de l'inventaire hors ligne et explication des limitations
- 4. Le Code-barres ne Scanne Pas : Recherche manuelle du produit et vérification du prix
- 5. Problèmes de Caisse Enregistreuse : Calcul manuel et comptage de la monnaie
- 6. Prolongation de la Panne : Gestion des opérations pendant des heures sans internet
Maîtrisez les opérations hors ligne !
Avec les capacités hors ligne de SmartSell et une bonne préparation, votre entreprise peut prospérer même en cas de mauvaise connexion :
- ✅ Ne perdez jamais de ventes en raison de pannes Internet
- ✅ Maintenez un service professionnel pendant les perturbations
- ✅ Synchronisez automatiquement les données lorsque la connexion revient
- ✅ Renforcez la confiance des clients grâce à la fiabilité
- ✅ Soyez compétitif même dans les zones à infrastructure difficile
Besoin d'aide pour les opérations hors ligne ?
Notre équipe de support comprend les défis des entreprises africaines et est là pour vous aider à réussir :
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