Maîtrisez la gestion de votre inventaire

Apprenez à gérer les niveaux de stock, à gérer les livraisons, à suivre les mouvements de stock et à vous assurer de ne jamais manquer de produits populaires. Essentiel pour toute entreprise de vente au détail en Afrique.

Ce que vous apprendrez

Comprendre vos niveaux de stock actuels
Réception de nouveaux stocks des fournisseurs
Effectuer des ajustements et corrections de stock
Gérer les produits endommagés ou périmés

Transférer des stocks entre agences
Configuration d'alertes de stock faible
Effectuer des inventaires (comptages physiques)
Gérer les changements saisonniers des stocks

Comprendre Votre Stock Actuel

Avant d'apporter des modifications, vous devez savoir quels stocks vous avez actuellement :

Visualisation des niveaux de stock :

1
Accédez à la section Inventaire
Cliquez sur 'Inventaire' ou 'Stock' dans la navigation principale
2
Sélectionnez votre agence
Choisissez l'emplacement pour lequel vous souhaitez consulter le stock
3
Examinez la liste des stocks
Vous verrez tous les produits avec les quantités et valeurs actuelles

Compréhension des informations sur les stocks

Principaux indicateurs de stock :

Stock actuel

Combien d'unités vous avez actuellement

Alerte de Faible Stock

Seuil de réapprovisionnement

Valeur du stock

Valeur totale de l'inventaire au prix d'achat

Dernière mise à jour

Date de la dernière modification du niveau de stock

Incohérence entre stock et ventes ?

Si votre stock informatique ne correspond pas à ce que vous voyez sur les étagères, vous devrez peut-être effectuer un ajustement de stock ou un inventaire physique. C'est normal et cela arrive dans toutes les entreprises.

Réception de nouveaux stocks des fournisseurs

Lorsque vous recevez de nouveaux stocks des fournisseurs, vous devez mettre à jour vos niveaux de stock :

Processus de réception des stocks :

1
Livraison physique reçue
Vérifiez la livraison par rapport à votre commande et comptez tout soigneusement

Vérifiez : La quantité correspond à la commande, les produits sont intacts, les dates d'expiration sont bonnes (pour les denrées alimentaires/médicaments)
2
Accédez à la réception des stocks
Accédez à Inventaire → Recevoir des stocks ou Entrée de stock
3
Créez un document de réception des stocks
Enregistrez les détails de ce que vous avez reçu :
- • Nom du fournisseur
- • Date de livraison
- • Numéro de référence (facture/bon de livraison)
4
Ajoutez les produits reçus
Pour chaque produit de votre livraison :
- • Recherchez et sélectionnez le produit
- • Entrez la quantité reçue
- • Mettez à jour le prix d'achat s'il a changé
- • Notez les dates d'expiration éventuelles
5
Finalisez la réception
Cliquez sur 'Finaliser la réception' - les niveaux de stock seront mis à jour automatiquement

Gestion des problèmes de réception

Problème : Livraison incomplète

Vous avez commandé 100 unités mais n'en avez reçu que 80

Solution :

• Enregistrez uniquement les 80 unités que vous avez réellement reçues
• Contactez le fournisseur pour les 20 unités manquantes
• Ajoutez des notes dans le document de réception concernant le manque

Problème : Produits endommagés

Certains articles sont arrivés cassés ou endommagés

Solution :

• N'ajoutez pas les articles endommagés au stock
• Prenez des photos des dommages pour le fournisseur
• Enregistrez uniquement les articles en bon état reçus
• Demandez un remplacement ou un remboursement au fournisseur

Réalisation d'ajustements de stock

Parfois, vous devez corriger les niveaux de stock en raison d'erreurs de comptage, de vols, de dommages ou d'autres raisons :

Quand faire des ajustements

✅ Bonnes raisons pour des ajustements :

• Découverte de plus de stock lors de l'inventaire physique
• Découverte de produits périmés/abîmés
• Articles endommagés et invendables
• Stock volé ou perdu
• Correction après retour au fournisseur
• Correction d'erreur informatique

❌ Ne pas ajuster pour :

• Ventes normales (utilisez le point de vente à la place)
• Nouvelle livraison de stock (utilisez la réception)
• Transferts entre agences
• Juste pour 'corriger' les chiffres sans raison

Comment effectuer des ajustements de stock

1
Aller à l'ajustement de stock
Accéder à Inventaire → Ajustement de stock
2
Sélectionner le produit à ajuster
Rechercher et choisir le produit spécifique
3
Choisir le type d'ajustement

Stock entrant (+) : Ajouter plus de stock (unités supplémentaires trouvées)

Stock sortant (-) : Retirer du stock (endommagé, périmé, volé)
4
Entrer la quantité et la raison
Indiquer combien d'unités et pourquoi vous ajustez (très important pour la tenue des dossiers)
5
Enregistrer l'ajustement
Les niveaux de stock seront mis à jour immédiatement

Important : Documentez tout

Incluez toujours une raison claire pour les ajustements. Cela aide pour les audits, les réclamations d'assurance et comprendre où les pertes de stock se produisent. Exemples : 'Produits périmés retirés', 'Stock supplémentaire trouvé en stockage', 'Endommagé pendant le transport'.

Transfert de stock entre agences

Si vous avez plusieurs emplacements, vous devrez peut-être déplacer du stock d'une agence à une autre :

Processus de transfert de stock :

À la agence d'envoi :

1. Allez dans Inventaire → Transfert de stock
2. Sélectionner la agence de destination
3. Choisissez les produits à transférer
4. Entrez les quantités à envoyer
5. Créez un document de transfert
6. Emballez les articles pour le transport
7. Marquez le transfert comme 'Envoyé'

À la agence de réception :

1. Vérifiez la notification de transfert
2. Vérifiez que les articles reçus correspondent au transfert
3. Comptez tous les produits transférés
4. Signalez tout article endommagé ou manquant
5. Acceptez le transfert dans le système
6. Les niveaux de stock se mettent à jour automatiquement

Meilleures pratiques de transfert

Conseils de transfert

• Effectuez le transfert pendant les heures creuses
• Utilisez un transport sécurisé et fiable
• Incluez un document de transfert avec l'envoi
• Les deux agences doivent vérifier les quantités
• Signalez immédiatement les écarts

Configuration des alertes de stock bas

Évitez de manquer de produits populaires en configurant des alertes automatiques :

Configuration des alertes de stock

Pour les produits individuels :

1. Allez à Produits → Liste des produits
2. Cliquez sur un produit à éditer
3. Définissez le nombre de 'Seuil de stock bas'
4. Enregistrez le produit

Quel seuil définir :

Produits à rotation rapide :

• Articles populaires que vous vendez quotidiennement
• Définissez le seuil = 7-14 jours de ventes
• Exemple : Vendre 10 par jour → définir le seuil à 70-140

Produits à rotation lente :

• Articles vendus occasionnellement
• Définir le seuil = 2-4 semaines de ventes
• Exemple : Vendre 2 par semaine → définir le seuil à 4-8

Gestion des Alertes de Stock Faible

SmartSell vous informera lorsque les produits atteindront leur seuil de stock bas :

Lorsque Vous Recevez des Alertes de Stock Faible :

1. Examiner la liste d'alerte (Produits → Stock Faible)
2. Vérifier le stock physique réel pour confirmer
3. Contacter les fournisseurs pour les articles prioritaires
4. Passer des commandes avant d'être complètement à court
5. Envisager d'ajuster les seuils en fonction de l'expérience

Réalisation d'Inventaires (Décomptes Physiques)

Les décomptes physiques réguliers aident à garantir que vos enregistrements informatiques correspondent à la réalité :

Quand Faire des Décomptes

Calendrier Régulier :

• Décompte complet : Mensuel ou trimestriel
• Décompte partiel : Hebdomadaire (sections tournantes)
• Articles de grande valeur : Plus fréquemment
• Produits problématiques : Selon les besoins

Occasions Spéciales :

• Avant les grandes fêtes/saisons
• Après un vol présumé
• Lorsque les chiffres de stock semblent incorrects
• Pour des raisons d'assurance ou d'audit

Comment Réaliser un Décompte

Processus de Décompte :

1
Préparation
- • Choisir un moment calme (tôt le matin/après les heures d'ouverture)
- • Imprimer les fiches d'inventaire ou utiliser un appareil mobile
- • Organiser les zones de comptage
- • Affecter le personnel à différentes sections
2
Comptage physique
- • Compter tous les articles de manière systématique
- • Ne pas regarder les chiffres informatiques pendant le comptage
- • Enregistrer les quantités réelles trouvées
- • Noter séparément les articles endommagés ou périmés
3
Comparer avec le système
- • Saisir les quantités comptées dans SmartSell
- • Le système affichera les différences
- • Enquêter sur les écarts importants
- • Re-compter les articles avec de grandes différences
4
Appliquer des ajustements
- • Ajuster les niveaux de stock pour correspondre au décompte physique
- • Documenter les raisons des différences majeures
- • Retirer les articles endommagés/périmés
- • Générer un rapport d'inventaire

Avantages des Décomptes

• Enregistrements d'inventaire précis pour de meilleures décisions
• Identifier le vol d'identité, les dommages ou les problèmes de processus
• Améliorer la précision du niveau des stocks au fil du temps
• Répondre aux exigences d'audit et d'assurance

Gestion des stocks saisonniers et spéciaux

Les entreprises africaines doivent souvent faire face à des modèles saisonniers et à des situations spéciales :

Gestion des changements saisonniers

Avant la haute saison :

• Augmenter les niveaux de stock pour les articles populaires
• Ajuster les seuils de stock bas à la hausse
• Commander les produits saisonniers tôt
• Préparer un espace de stockage supplémentaire

Après la haute saison :

• Écouler l'excès de stock saisonnier
• Réduire les niveaux de stock à la normale
• Réajuster les seuils à la baisse
• Planifier le stockage pour le stock de la saison suivante

Gestion des produits périmés

Pour les entreprises vendant de la nourriture, des médicaments ou d'autres produits périssables :

Gestion des dates de péremption :

1. Vérifier les dates de péremption lors des inventaires
2. Suivre le FIFO (Premier Entré, Premier Sorti) - vendre d'abord les anciens stocks
3. Marquer les produits proches de la date de péremption pour une vente rapide
4. Retirer immédiatement de la vente les articles périmés
5. Utiliser l'ajustement des stocks pour retirer les produits périmés
6. Conserver les enregistrements pour les retours fournisseurs si possible

Rapports et analyses sur les mouvements de stocks

Comprendre les modèles de votre inventaire aide à prendre de meilleures décisions commerciales :

Principaux rapports à examiner

Rapports quotidiens :

• Alertes de stock faible
• Articles en rupture de stock
• Produits à rotation rapide
• Mouvements de stocks quotidiens

Rapports hebdomadaires/mensuels :

• Stocks à rotation lente
• Rapport de valorisation des stocks
• Analyse des pertes
• Performance des fournisseurs

Utilisation des rapports pour de meilleures décisions

Décisions intelligentes en matière de stocks

• Stocker davantage de vos articles les plus vendus
• Réduire ou arrêter de commander des produits à rotation lente
• Négocier de meilleures conditions avec des fournisseurs fiables
• Identifier les tendances de la demande des clients
• Optimiser l'allocation de l'espace de stockage

Résolution des problèmes courants liés aux stocks

Les stocks ne correspondent pas au décompte physique

Causes possibles :

• Ventes non enregistrées correctement : Vérifier si toutes les ventes ont été enregistrées dans le système de caisse
• Réception non saisie : Vérifiez que toutes les livraisons ont été enregistrées dans le système
• Vol ou dommage : Enquêter sur les procédures de sécurité et de manipulation
• Erreur de comptage : Recompter soigneusement dans une zone différente
• Erreur de saisie de données : Vérifiez les mouvements de stock récents pour détecter les erreurs

Épuisement fréquent des stocks

Solutions à essayer :

• Abaissez vos seuils de stock bas
• Commandez plus fréquemment en petites quantités
• Trouvez des fournisseurs de secours pour les articles critiques
• Suivez les tendances de la demande de manière plus précise
• Négociez des conditions de livraison plus rapides

Trop de stocks morts

Moyens de réduire les stocks à rotation lente :

• Lancez des promotions ou des remises sur les articles lents
• Regroupez les articles lents avec des produits populaires
• Retournez au fournisseur si possible
• Transférez vers d'autres agences qui pourraient les vendre
• Cessez de commander des articles qui ne se vendent pas

Maîtrisez votre inventaire !

Une bonne gestion des stocks est la base d'une entreprise rentable. Avec ces compétences, vous pouvez :

✅ Ne jamais être en rupture de produits populaires
✅ Réduire l'argent immobilisé dans les stocks à rotation lente
✅ Minimiser les pertes dues au vol et aux dommages
✅ Prendre des décisions d'achat éclairées
✅ Améliorer la rentabilité de votre entreprise

Besoin d'aide avec l'inventaire ?

Si vous avez besoin d'aide en matière de gestion des stocks, notre équipe de support est là pour vous aider :

Support par e-mail Support téléphonique

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